- Fördelen med att både ansöka och ta emot ett Certificate of Origin digitalt är förstås att man slipper blanketter och postgång för papper. Det är alltså tidsbesparande och känns mera säkert, då inget försvinner på posten.
Dagens arbetssätt kan variera mellan företagen, då en del skriver ut sitt certifikat på förtryckt blankett som måste köpas in och lagerhållas. Därefter skickar de in den tillsammans med stödjande dokument (i regel faktura) till oss på handelskammaren. Andra kunder har under flera år ansökt om legaliseringen hos oss via Csign som är en digital lösning, men som inte kan leverera tillbaka de legaliserade dokumenten till kunden. Även här har vi fått posta dokumenten.
Vilka är fördelarna med digitaliseringen?
Digitaliseringen ger en säkerhet i och med att kommunikationen av dokumenten sker i inloggat läge på en hemsida och inga fysiska papper är i omlopp. Att det går snabbare är förstås också en fördel, då kunden får legaliserade dokument i retur i regel samma dag man ansökt.
Vår service består fortfarande i att vi gör den sista kontrollen av att kunden har fyllt i dokumenten korrekt och alla fakta som behövs finns med. Rent ekonomiskt spar man på blankettkostnad och porto, men oftast är det tiden som räknas för kunden. Inte sällan är det bråttom att få dessa dokument legaliserade.
Enkelheten i att kunna ändra om man råkat skriva in något fel i själva mallen innan man skriver ut är självklart en fördel. Det går heller inte att göra vilka tabbar som helst då man fyller i fälten i den digitala ansökan. Dessutom får kunden fördel av att viss information sparas och kan användas igen vid behov.
Finns det skillnader beroende på vilken marknad eller i vilken bransch man är verksam?
Digitaliseringen innebär för vår del inga skillnader beroende på vilken kund det handlar om eller vilken marknad de exporterar till. Däremot finns förstås olika export- och importregler beroende på marknad och bransch. Jag informerar gärna om dem om kunden har specifika frågor om till exempel länder de ska exportera till och vad som då krävs av kunden.
Hur fungerar det nya systemet hos er på Handelskammaren Mälardalen?
Det digitala systemet fungerar precis som det helt manuella på så vis att alla funktioner är lika. Om man ansöker via en hemsida digitalt eller på papper blir det för vår del samma arbetsmoment med granskning. För oss innebär det ingen skillnad, förutom att vi slipper hantera och arkivera så mycket papper. Vi tycker att det absolut har fördelar får både oss och våra kunder.
TEXT: NICLAS SAMUELSSON
